Сопроводительное письмо в BVA: просто и информативно
Хотя BVA не предъявляет строгих требований к оформлению сопроводительного письма, его наличие упрощает обработку вашего запроса. Основная цель письма - кратко и четко сообщить, какие документы вы отправляете.
Вот несколько рекомендаций по составлению сопроводительного письма:
- Укажите номер дела (Aktenzeichen) и ваши ФИО в начале письма для быстрой идентификации.
- Кратко опишите цель письма: например, "В ответ на ваш запрос от [дата] отправляю следующие документы:"
- Перечислите приложенные документы: например, "1. Справка о рождении, 2. Справка о браке, 3. Сертификат B1"
- Упомяните, если какие-то документы не найдены: например, "Запрошенное вами свидетельство о рождении не сохранилось, прилагаю справку из архива об отсутствии данных."
- Добавьте пояснения, если необходимо: например, "В свидетельстве о рождении допущена ошибка в дате рождения, прилагаю справку из ЗАГСа с верными данными."
- Поблагодарите за внимание и ожидайте ответа.
Пример сопроводительного письма:
Aktenzeichen: SP/T 1234567
ФИО: Иванов Иван Иванович
Sehr geehrte Damen und Herren,
in Beantwortung Ihres Schreibens vom 20.04.2024 sende ich Ihnen folgende Unterlagen:
1. Geburtsurkunde
2. Heiratsurkunde
3. B1 Zertifikat
Mit freundlichen Grüßen,
Ivanov Ivan
Дополнительные советы:
- Пишите письмо на немецком языке.
- Используйте формальный стиль обращения.
- Отсканируйте все отправляемые документы перед отправкой.
- Укажите номер дела на конверте.
- Сохраняйте копии всех отправляемых писем и документов.
Помните, что сопроводительное письмо - это инструмент для облегчения обработки вашего запроса, а не повод для пространных объяснений или жалоб.